Medische Website Case Study: Fresh Tandartsen

Het speelveld: Tandheelkundig Centrum Steenbergen is onderdeel van Freshtandartsen. De praktijk website moest in overeenstemming komen met de Fresh kwaliteitsstandaard. De praktijkhouder en de Fresh organisatie hebben de wens geformuleerd voor een nieuwe website.

De vraagstelling: Hoe kunnen we de look & feel en patiënt informatie van onze websites op een stijlvolle manier onderbrengen in een nieuwe website? 

De oplossing: De bestaande website was gebouwd in Sweet CMS welke eenvoudig in gebruik is. Doel van de nieuwe website is om verrijkte informatie op een esthetisch aangename wijze te presenteren. WordPress is bij uitstek geschikt om dit te realiseren. Het biedt tevens de veiligheid en schaalbaarheid voor een groeiende organisatie in de medische branche. 

Medische WordPress website voor tandheelkunde keten
Een esthetisch aangename WordPress website welke is ondergebracht op high-end hosting. Dit resulteert in een zeer veilige website met calamiteiten voorzieningen zoals dagelijkse backups en optionele hack herstel service.

Plan Van Aanpak

Adviesgesprekken > Onderzoeken > Voorstel > Uitvoering > Oplevering > Metingen > Onderhoud

1. Multidisciplinaire adviesgesprekken

Met website projecten werken we vaak samen met diverse belanghebbenden, dat geldt met name bij franchiseformules en andere samenwerkingsverbanden. Het is belangrijk om vanaf het vertrekpunt een heldere taakverdeling te bespreken. Wie beslist wat, wie doet wat en wie communiceert wat: Domeinnaam registraties? Dns instellingen? Email? Office suites? Intranet? Apps? Websites? Webshops? Deze spin in het web informeert iedereen over ideeën, bezwaren, plannen, beslissingen, uitvoeringen en tests.

In dit website project was het een samenspel van de lokale praktijkhouder en officemanager, manager operations & ict manager van de keten en externe bureaus.

De taakverdeling was zuiver: technische zaken door belanghebbenden van de keten geborgd. Het webdesign, content en functionaliteit door praktijk vertegenwoordigers. Imeco verzorgde de WordPress hosting, installatie, ontwerp, inhoud en oplevering.

Leermoment: technische zaken welke meerdere disciplines overspannen al in adviesfase visualiseren t.b.v. begrip van alle betrokkenen en direct de gelegenheid geven voor input.

Website project communicatie
Resultaat: begrip & consensus bij alle belanghebbenden

2. Onderzoek & voorstel

Het was een warme onboarding van deze klant gezien Imeco sinds lang één van de praktijkwebsites in beheer had v.w.b. WordPress onderhoud en de online marketing. In samenspraak met de keten coordinator heeft Imeco een scan uitgevoerd van de websites van de solopraktijken en de keten én van de website wensen van de lokale vertegenwoordigers met o.a. deze resultaten:

Wordpress website onderzoek
Resultaat: een stijlvolle WordPress website inclusief onderhoudscontract tbv borging van techniek en inhoud
  1. De nieuwe website moest een combinatie worden van bestaande praktijk websites en een tijdelijke website welke was gebaseerd op de keten website; 
  2. De dienstverlening van de praktijk bleef gelijk waardoor die inhoud van de bestaande WordPress website hergebruikt kon worden in de nieuwe website;
  3. De oorspronkelijke website had een uitgesproken ontwerp welke bewust anders was dan doorsnee medische websites. De nieuwe website moest aan de ene kant recht doen aan de overkoepelende branding en aan de andere kant de  herkenbaarheid van de stijl van de lokale praktijk bewaren;
  4. Lottie techniek gebruiken voor dynamisch logo en homepage intro tekst;
  5. De bestaande WordPress websites en bestaande tijdelijke website op basis van Sweet CMS samenvoegen tot 1 nieuwe WordPress website;
  6. Gezien de wens tot maximale veiligheid en schaalbaarheid de nieuwe website onderbrengen in de hoogste kwaliteit WordPress hosting;
  7. Bestaande websites offline halen en opgebouwde zoekmachinewaarde en bezoekers doorsturen naar de relevante pagina’s in de nieuwe website;
  8. Afspraken maken met de lokale vertegenwoordigers v.w.b. technisch onderhoud van de WordPress website en periodieke inhoudelijke checks om te borgen dat de inhoud van de website in lijn blijft met de realiteit.

Leermoment: kort de eventuele tekortkoming van bestaande websites uiteenzetten en vooral de voordelen uitleggen welke WordPress kan bieden op het gebied van veiligheid, schaalbaarheid, stijlering, grote ontwikkelaarsgemeenschap en opties tot kostenbesparing.

3. Uitvoering & Oplevering

Na akkoord op het ontwerp, prijs en planning zijn deze stappen uitgevoerd:

  1. Teksten en afbeeldingen van de oude websites veilig gesteld voor hergebruik;
  2. Laatste backups van oude websites gemaakt en opgeslagen;
  3. De Her-te-gebruiken afbeeldingen seo geoptimaliseerd voor nieuwe website;
  4. Nieuwe website in testomgeving gemaakt en voorgelegd voor accordering;
  5. Na akkoord op de nieuwe website de benodigde dns aanpassingen en verhuisdatum afgestemd met betrokkenen;
  6. Op de verhuisdag de nieuwe website live gezet en alle WordPress componenten gecontroleert op funtionaliteit;
  7. SSL certificaat geinstalleerd en alle website linkjes gechecked;
  8. Redirects in nginx aangemaakt van oude url’s naar nieuwe url’s;
  9. Google Analytics code in nieuwe website geactiveerd t.b.v. website tracking;
  10. Volledige backup gemaakt van de WordPress hosting omgeving;
  11. Omschakeling naar nieuwe WordPress website bevestigd aan betrokkenen en gevraagd om laatste visuele checks en akkoord op website oplevering;

Leermoment: vaker gebruik maken van korte video’s om het project toe te lichten.

Wordpress website oplevering
Resultaat: snelle & gebruiksvriendelijke WordPress website
Wordpress hosting Beheer
Resultaat: inzicht in website en socialmedia prestaties

4.Meting & Beheer

Imeco verzorgt in dit project WordPress webdesign en WordPress onderhoud. De volgende metingen en WordPress beheersactiviteiten zijn hierop afgestemd:

  1. Google Analytics rapportage aangemaakt incl maandelijkse email naar klant;
  2. Periodieke Google Search Console checks geagendeerd t.b.v. controleren van website prestaties, url’s, dekking, sitemaps, mobiele bruikbaarheid, core web vitals en sitelinks searchbox;
  3. Wekelijkse online marketing rapportage ingericht en ingepland;
  4. Afspraak van halfjaarlijkse controles of website inhoud nog actueel is;
  5. Periodieke updates inplannen van de WordPress core, thema en plugins i.v.m. WordPress onderhoudsovereenkomst;
  6. WordPress backups ingericht en ingepland.

Leermoment: In beginfase van het project advies en uitleg geven van online marketing analyses en rapporten om de klant tijdig mee te nemen in de terminologie.

Search Engine Result Page

Leermoment: klant voorbeelden geven van online marketing opties en uitleg van het belang van het volgen van de eigen online kanalen en de online kanalen van de concurrentie.

Project quotes

Super, we zijn er bijna. Dankbaarheid is de basis van geluk. Dat ben ik, dankbaar.

Charles

Ik heb een videootje gemaakt waarin ik jullie poog mee te nemen in het verloop...

Jeroen